Shopify: Rechnungsnummer und Nummernkreis ändern
Eigenes Präfix, eigene Startnummer, ein neuer Kreis zum Jahreswechsel: So legst du die Nummern deiner Rechnungen aus Shopify-Bestellungen fest.
In der App legst du Präfix und nächste Nummer selbst fest, getrennt für Rechnung, Lieferschein und Gutschrift. Die Änderung gilt ab dem nächsten Dokument. Eine Nummer, die schon auf einer Rechnung steht, ändert sich nie.
Die Bestellnummer ist eine andere Nummer. Sie kommt von Shopify und steht zusätzlich auf jeder Rechnung.
In der App
So stellst du deinen Nummernkreis ein:
Öffne die Einstellungen der App und geh zu Nummernkreise.
Trag bei „Präfix Rechnung“ dein Präfix ein, zum Beispiel RE-2026-. Bis zu 16 Zeichen gehen: Buchstaben, Ziffern, Bindestrich, Schrägstrich, Punkt und Leerzeichen.
Trag bei „Nächste Rechnungsnummer“ die Zahl ein, mit der es weitergeht. Kommst du von einem anderen Programm, ist das dessen nächste Nummer.
Mach dasselbe für Lieferschein und Gutschrift, wenn du dort andere Nummern willst. Ohne Änderung beginnen sie bei LS-1 und GS-1.
Speichere. Die nächste Rechnung trägt die neue Nummer.
Die App setzt keine Nullen davor. Aus Präfix RE-2027- und Nummer 1 wird RE-2027-1, nicht RE-2027-0001.
Zum Jahreswechsel
Die App fängt nicht von selbst bei 1 an. Willst du jedes Jahr neu zählen, änderst du am 1. Januar Präfix und nächste Nummer, zum Beispiel von RE-2026- auf RE-2027- und 1.
Setzt du nur die Nummer zurück und lässt das Präfix stehen, trifft die App auf eine Nummer, die es schon gibt. Dann erstellt sie kein Dokument und sagt dir, dass die Nummer vergeben ist. Wähl dann ein neues Präfix.
Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer „mit einer oder mehreren Zahlenreihen“, die nur einmal vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Wie du deine Kreise aufteilst, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Bestellnummer und Rechnungsnummer
Die Bestellnummer vergibt Shopify. Unter Einstellungen > Allgemein änderst du dort Präfix und Suffix, zum Beispiel #1001 zu SHOP-1001. Die Zählung beginnt bei 1001, und das lässt sich laut Shopify-Hilfe nicht ändern.
Die Rechnungsnummer vergibt die App, in ihrem eigenen Kreis. Jede Rechnung nennt beide Nummern, damit du jede Rechnung ihrer Bestellung zuordnen kannst.
Was die App nicht tut
Eine vergebene Nummer bleibt vergeben. Deshalb:
Sie ändert keine Nummer auf einer Rechnung, die schon ausgestellt ist.
Sie löscht keine Rechnung, damit eine Nummer frei wird.
Sie beginnt am Jahresanfang nicht von selbst neu.
Sie ändert die Bestellnummer in Shopify nicht.
Weiter
Wie Bestellungen und Rechnungsnummern nebeneinander aussehen, zeigt die Startseite. Was du tust, wenn eine Nummer schon vergeben ist, steht auf der Hilfeseite.