Gutschrift und Stornorechnung nach Rückerstattung
Ware kommt zurück und du erstattest in Shopify. Welches Dokument dann zur Rechnung gehört und wie die App es aus der Rückerstattung macht.
Die Rechnung selbst bleibt, wie sie ist. Du stellst ein zweites Dokument aus, das auf sie verweist. Erstattest du einen Teil, ist das eine Gutschrift über diesen Teil. Geht der ganze Betrag zurück, heißt sie Stornorechnung.
In der App klickst du dafür in der Bestellung bei der Rückerstattung auf „Gutschrift erstellen“. Gutschrift und Stornorechnung sind im Plan Starter enthalten.
Welches Dokument wann
| Was passiert ist | Was die App erstellt |
|---|---|
| Du erstattest einen Teil, zum Beispiel eine Tasse von zwei | Rechnungskorrektur (Gutschrift) über diesen Teil |
| Du erstattest zweimal einen Teil | zwei Gutschriften, eine je Rückerstattung |
| Du erstattest Artikel, die nach der Rechnung beim Bearbeiten dazukamen | Gutschrift zur eigenen Rechnung dieser Artikel (nur wenn es sie gibt, siehe unten) |
| Eine Rückerstattung gibt den ganzen Rechnungsbetrag zurück | dasselbe Dokument mit dem Titel Stornorechnung |
| Storniert, bevor bezahlt und bevor etwas verschickt wurde | Stornorechnung, die die Rechnung in voller Höhe aufhebt |
| Storniert, aber die Ware ist schon verschickt | kein Dokument, denn es kommt darauf an, ob die Ware zurückkam |
Gutschrift und Stornorechnung zählen im selben Nummernkreis, dem der Gutschrift. Beide nennen die Nummer und das Datum der Rechnung, die sie korrigieren. Ist eine Rechnung schon aufgehoben, erstellt die App dazu kein zweites Dokument.
In der App
So wird aus der Rückerstattung die Gutschrift:
Erstatte in Shopify, wie immer. Die App schreibt nichts in die Bestellung.
Öffne die Bestellung in der App und lade sie neu. Unter Rückerstattungen steht jetzt eine Zeile mit Datum und Betrag.
Klick dort auf „Gutschrift erstellen“. Gibt es zu der Bestellung noch keine Rechnung, erstelle zuerst die Rechnung, denn die Gutschrift nennt ihre Nummer.
Lade das PDF herunter und schick es deiner Kundschaft.
Stornierst du eine Bestellung, bevor bezahlt und bevor etwas verschickt wurde, klickst du in der Bestellung stattdessen auf „Stornorechnung erstellen“.
Nimmst du nach der Rechnung beim Bearbeiten der Bestellung in Shopify einen Artikel heraus und erstattest den Betrag danach, machst du nichts anders. Klick bei der Rückerstattung mit dem Betrag auf „Gutschrift erstellen“. Die Gutschrift nennt den Artikel, den du herausgenommen hast.
Kommen nach der Rechnung beim Bearbeiten in Shopify neue Artikel dazu, zeigt die App das in der Bestellung an. Klick dort auf „Rechnung für hinzugefügte Artikel erstellen“. Diese Rechnung bekommt die nächste Nummer und listet nur die neuen Artikel, mit einem Verweis auf die erste Rechnung. Erstattest du später einen dieser Artikel, gehört die Gutschrift zu dieser zweiten Rechnung. Erstelle diese Rechnung deshalb vor der Gutschrift.
Warum Gutschrift in Klammern steht
Im Umsatzsteuergesetz ist eine Gutschrift etwas anderes: eine Rechnung, die der Käufer ausstellt statt der Verkäufer (§ 14 Abs. 2 UStG). Im Alltag heißt auch die Korrektur nach einer Erstattung Gutschrift. Die App druckt deshalb „Rechnungskorrektur (Gutschrift)“ als Titel. So ist klar, welche der beiden gemeint ist.
Was die App nicht tut
Die App macht die Gutschrift aus einer Rückerstattung, die in Shopify steht. Nicht dabei:
Sie erstattet kein Geld. Das machst du in Shopify.
Erstattest du einen anderen Betrag, als Shopify vorschlägt, zum Beispiel abzüglich einer Gebühr, erstellt sie dafür keine Gutschrift.
Hast du die Bestellung mehrmals bearbeitet oder mehrmals ohne Artikel erstattet, bevor du die Gutschrift erstellst, ordnet sie nichts zu und erstellt keine Gutschrift. Das gilt auch, wenn beim Bearbeiten Artikel dazukamen, die Bestellung nicht vollständig bezahlt oder storniert ist oder eine frühere Erstattung schon Geld zurückgegeben hat. Schreib die Rechnungskorrektur dann außerhalb der App. Hast du einen Artikel beim Bearbeiten der Bestellung herausgenommen, erstatte ihn beim nächsten Mal stattdessen in Shopify und wähle ihn dabei aus. Dann erstellt die App die Gutschrift.
Für Artikel, die nach der Rechnung beim Bearbeiten dazukamen, erstellt sie eine eigene Rechnung nur, wenn allein neue Artikel ohne Rabatt dazukamen. Hat ein neuer Artikel einen Rabatt, oder hast du dabei auch die Menge eines Artikels auf der Rechnung erhöht oder den Versand geändert, zum Beispiel Versandkosten hinzugefügt, erstellt sie keine. In diesen Fällen gibt es auch keine Gutschrift für Artikel der ersten Rechnung. Schreib Rechnung und Rechnungskorrektur dann außerhalb der App.
Kommen nach der zweiten Rechnung noch einmal Artikel dazu, erstellt sie keine dritte Rechnung. Schreib die Rechnung für diese Artikel außerhalb der App.
Enthält eine Rückerstattung Artikel oder Versand der ersten Rechnung zusammen mit hinzugefügten Artikeln, erstellt sie keine Gutschrift. Ebenso keine, wenn du bei einer solchen Bestellung ohne Artikel erstattest. Erstattest du die Artikel jeder Rechnung in einer eigenen Rückerstattung, erstellt sie zu jeder Rechnung die Gutschrift.
Für eine Stornierung nach dem Versand erstellt sie keine Stornorechnung.
Stornierst du eine Bestellung, die eine zweite Rechnung für hinzugefügte Artikel hat, erstellt sie keine Stornorechnung. Schreib die Stornorechnungen für beide Rechnungen außerhalb der App.
Sie ändert keine ausgestellte Rechnung.
Im Plan Free gibt es keine Gutschrift und keine Stornorechnung.
App installieren
Hast du in Shopify erstattet, macht die App die Gutschrift mit einem Klick, im Plan Starter, den du 14 Tage kostenlos testest.
Rechnung und Lieferschein sind kostenlos, für jede Bestellung einzeln. Die App liest deine Bestellungen und ändert nichts daran.
Weiter
Wie Gutschrift, Rechnung und Lieferschein zusammengehören, zeigt die Startseite. Weitere Fragen zu Erstattung und Storno beantwortet die Hilfeseite.