Hilfe zu Rechnung, Lieferschein und Gutschrift
Antworten für die Zeit vor und nach deiner ersten Rechnung. Fehlt deine Frage, schreib an support@larchline.co. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
Einrichten und Nummern
Was muss ich einrichten, bevor die erste Rechnung rausgeht?
Deine Angaben in den Einstellungen: Firmenname, vollständige Adresse und Steuernummer oder USt-IdNr. Was dein Shop über dich weiß, steht schon in den Feldern. Prüf es, trag den Rest ein und speichere einmal.
Wo lege ich Präfix und nächste Nummer fest?
In den Einstellungen, getrennt für Rechnung, Lieferschein und Gutschrift. Kommst du von einem anderen Programm, trägst du dort die Nummer ein, mit der es weitergehen soll.
Kann sich eine vergebene Nummer noch ändern?
Nein. Klickst du ein zweites Mal, kommt dieselbe Datei unter derselben Nummer zurück. Kommen nach der Rechnung beim Bearbeiten der Bestellung neue Artikel dazu, bleibt die Rechnung, wie sie ist. Für die neuen Artikel erstellst du in der Bestellung eine eigene Rechnung mit der nächsten Nummer. Das geht, wenn allein neue Artikel ohne Rabatt dazukamen. Sonst schreibst du diese Rechnung außerhalb der App.
Die App sagt, die nächste Nummer ist schon vergeben. Was nun?
Setz die nächste Nummer in den Einstellungen höher und erstelle das Dokument noch einmal.
Shopify erstellt schon Rechnungen. Bekomme ich dann zwei?
Shopify kann für Bestellungen aus dem Checkout selbst eine Rechnung mit MwSt. erstellen. Ist das aktiviert, hat ein Verkauf zwei Rechnungen mit zwei Nummern. Nutze nur eine: Deaktiviere die Rechnungen von Shopify, oder erstelle in der App keine Rechnung für dieselben Bestellungen.
Für welche Bestellungen kann ich ein Dokument erstellen?
Die App zeigt dir die Bestellungen der letzten 60 Tage. Für eine ältere Bestellung erstellt sie kein Dokument.
Steuer auf der Rechnung
Die App ist keine Steuerberatung. Welche Angaben dein Geschäft braucht, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Was steht auf der Rechnung, wenn ich Kleinunternehmer bin?
Schalte in den Einstellungen die Kleinunternehmerregelung ein. Dann druckt die App den Hinweis nach § 19 UStG statt der Steuerzeilen.
Was druckt die App bei Firmenkunden in einem anderen EU-Land?
Bei einer steuerfreien Lieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land druckt sie den Hinweis nach § 6a UStG und beide USt-IdNr.
Rechnet die App die Steuer selbst aus?
Nein. Sie druckt die Steuer, die Shopify berechnet hat, auch die auf den Versand, und dazu das Netto je Steuersatz. Bei OSS steht jeder Steuersatz mit seinem Land. Passen die Beträge nicht zusammen, erstellt sie kein Dokument und sagt es dir.
Die Ware ist noch nicht versendet. Welches Lieferdatum steht auf der Rechnung?
Die App fragt dich, wann die Ware rausgeht: heute oder später. Bei „später“ sagt die Rechnung, dass die Lieferung noch aussteht, und nennt den voraussichtlichen Monat.
Druckt die App den Hinweis nach § 13b UStG?
Nein. Für Dienstleistungen an Firmenkunden in der EU druckt sie keinen Hinweis nach § 13b UStG.
Erstattung, Storno und Sammeldruck
Wie erstelle ich eine Gutschrift?
Erstatte die Bestellung in Shopify, lade die Bestellung in der App neu und klicke auf „Gutschrift erstellen“. Die Gutschrift nennt die Nummer der Rechnung, die sie korrigiert, also erstellst du zuerst die Rechnung. Gutschriften sind im Plan Starter enthalten.
Ich erstatte weniger, zum Beispiel abzüglich einer Gebühr. Gibt es dafür eine Gutschrift?
Nein. Erstattest du einen anderen Betrag, als Shopify vorschlägt, erstellt die App dafür keine Gutschrift.
Wann brauche ich eine Stornorechnung?
Wenn eine Bestellung mit Rechnung storniert wurde, bevor Geld geflossen ist und bevor etwas verschickt wurde. Die Stornorechnung hebt diese Rechnung in voller Höhe auf. Wurde schon bezahlt, erstattest du in Shopify und erstellst die Gutschrift aus der Rückerstattung. Wurde Ware verschickt, erstellt die App keine Stornorechnung. Sie ist im Plan Starter enthalten.
Kann ich viele Rechnungen auf einmal herunterladen?
Ja, im Plan Starter. Du wählst Bestellungen in der Liste aus und lädst ihre Rechnungen oder Lieferscheine als eine ZIP-Datei.
Gibt es die Dokumente auch auf Englisch?
Ja, im Plan Starter. Die Sprache der Dokumente ist eine Einstellung des Shops, Deutsch oder Englisch.
Wie bekommt meine Steuerberatung eine Liste aller Belege?
Im Plan Pro mit dem CSV-Export. Jede Zeile ist ein Beleg mit einem Steuersatz: Nummer, Datum, Bestellung, Steuerregel, Netto, Steuer und Brutto. Lieferscheine sind nicht dabei.
Kundschaft, Daten und Kündigen
Schickt die App die Rechnung an meine Kundschaft?
Nein. Die App verschickt kein Dokument und schreibt deiner Kundschaft keine E-Mail. Du lädst das PDF herunter und schickst es selbst. An dich schreibt sie nur zur App, an die Adresse, die Shopify für deinen Shop hinterlegt hat.
Erstellt die App eine E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD?
Nein, die App erstellt ein PDF. Für eine E-Rechnung in einem dieser Formate brauchst du ein anderes Programm.
Was kostet die App, und wie kündige ich?
Rechnung und Lieferschein sind im Plan Free kostenlos, jede Bestellung einzeln und ohne Limit. Starter kostet 9,99 USD im Monat, Pro 29 USD. Bezahlte Pläne beginnen mit 14 Tagen kostenlosem Test, du zahlst über deine Shopify-Rechnung und änderst oder kündigst den Plan in der App.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die App deinstalliere?
Das Zugriffstoken und die E-Mail-Adresse, die Shopify für deinen Shop hinterlegt hat, löschen wir sofort. Alles andere zu deinem Shop, auch das Verzeichnis deiner Nummern, löschen wir etwa 48 Stunden nach der Deinstallation, wenn Shopify uns mitteilt, dass der Shop die App entfernt hat. Erreicht uns diese Mitteilung nicht, löschen wir es selbst, frühestens 14 Tage nach der Deinstallation und in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Nur wenn Shopify uns nicht bestätigen kann, dass die App entfernt wurde, bewahren wir es und das Zugriffstoken länger auf, bis Shopify es bestätigt. Danach bleibt nur der Nachweis, dass wir Shopifys Meldungen bearbeitet haben, mit der Webadresse deines Shops, höchstens 30 Tage. Speichere dir vorher die Dokumente, die du behalten willst.
Shopify schickt mir eine Anfrage zu Kundendaten. Was tue ich?
Die App zeigt sie dir. Du lädst eine Datei mit dem herunter, was die App zu den genannten Bestellungen speichert: Nummern, Datum, Beträge und wer ein Dokument erstellt hat. Die Datei steht 55 Tage bereit, und du nutzt sie für deine Antwort.
Ratgeber
App installieren
Hast du die App noch nicht, findest du sie im Shopify App Store.
Rechnung und Lieferschein sind kostenlos, für jede Bestellung einzeln. Die App liest deine Bestellungen und ändert nichts daran.
Wenn ein Dokument falsch ist
Die App ändert ein ausgestelltes Dokument nicht, und eine vergebene Nummer bleibt vergeben. Prüf zuerst deine Angaben in den Einstellungen, damit das nächste Dokument stimmt. Schreib uns dann mit der Nummer des Dokuments und der Bestellnummer, und wir sehen uns den Fall an.
Schreib uns
Schreib an support@larchline.co, auf Deutsch oder auf Englisch. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden. Muss dafür etwas an der App geändert werden, sagen wir dir das und melden uns, sobald es da ist.
Drei Angaben machen die Antwort schnell:
Die Adresse deines Shops, die auf myshopify.com endet.
Die Bestellnummer und, falls es schon eine gibt, die Nummer des Dokuments.
Was du erwartet hast und was die App stattdessen gezeigt hat. Ein Bild vom Bildschirm reicht.
Daten und Datenschutz
Die App speichert die Adresse deines Shops, ein Zugriffstoken von Shopify und die Berechtigungen, die du erteilt hast. Dazu kommen deine Angaben aus den Einstellungen, ein Verzeichnis der ausgestellten Dokumente mit Nummern, Datum und Beträgen und ein Protokoll darüber, welches Dokument wann erstellt und wann das Verzeichnis exportiert wurde, mit der Nutzernummer bei Shopify und nie mit einem Namen. Sie speichert außerdem einen Eintrag zu jeder Anfrage zu Kundendaten, die eine Bestellung nennt, zu der sie etwas gespeichert hat, die Kennungen der Benachrichtigungen von Shopify, damit jede nur einmal bearbeitet wird, die E-Mail-Adresse, die Shopify für deinen Shop hinterlegt hat, damit wir dir Mitteilungen zur App senden können, und zu jeder Mitteilung den Eintrag, dass sie dir angezeigt und, wo es zutrifft, per E-Mail gesendet wurde. Namen und Adressen deiner Kundschaft liest die App für das PDF und speichert sie nicht. Die Datenschutzerklärung sagt es vollständig. Für die Verarbeitung in deinem Auftrag gibt es den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.