Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Daten die App verarbeitet, warum, wo sie gespeichert werden und wie Sie sie löschen lassen können. Geschrieben ist sie für Händler, die die App installieren. Maßgeblich ist der englische Text. Diese deutsche Übersetzung dient nur dem leichteren Verständnis; bei Abweichungen gilt der englische Text.

1. Was die App macht

Die App erstellt aus Ihren Shopify-Bestellungen Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften als PDF-Dateien, auf Deutsch oder Englisch. Ein Dokument entsteht, wenn Sie klicken, und zwar aus der Bestellung, wie Shopify sie in diesem Moment gespeichert hat. Die App fügt Ihrem Onlineshop und Ihrem Checkout nichts hinzu. Wenn die App nicht erreichbar ist, funktionieren Ihre Bestellungen, Ihr Checkout und die eigenen Dokumente von Shopify weiter.

2. Daten, die wir über Ihren Shop speichern

Wenn Sie die App installieren, übermittelt Shopify uns:

• die myshopify.com-Domain Ihres Shops;
• ein Zugriffstoken, mit dem die App Ihre Bestellungen lesen kann, und sonst nichts;
• die Liste der Berechtigungen, die Sie erteilt haben.

Während Sie die App nutzen, speichern wir:

• Ihre Einstellungen: Ihren Firmennamen und Ihre Adresse, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. und ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Außerdem die Zeile mit Ihrer Bankverbindung, falls Sie eine eingeben, Ihr Logo, Ihren Nummernkreis und die Sprache der Dokumente;
• ein Verzeichnis aller Dokumente, die Sie ausstellen. Zu jedem Dokument enthält es die Kennung der Bestellung bei Shopify und ihre Bestellnummer (zum Beispiel #1001), die Dokumentart, die Dokumentnummer, das Datum und die Währung. Außerdem enthält es Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag je Steuersatz sowie einen digitalen Fingerabdruck der Datei, der zeigt, ob ein erneut ausgestelltes Dokument identisch ist;
• ein Aktivitätsprotokoll: welches Dokument ausgestellt oder erneut erstellt wurde, zu welcher Bestellung und wann, und wann das Verzeichnis exportiert wurde. Es enthält auch die Shopify-Nutzernummer des Mitarbeiters, der geklickt hat, nicht seinen Namen und nicht seine E-Mail-Adresse. Außerdem hält das Protokoll fest, wann eine Anfrage zu Kundendaten eine Bestellung genannt hat, zu der wir etwas speichern (Abschnitt 9);
• einen Eintrag zu jeder Anfrage zu Kundendaten, die Bestellungen nennt, zu denen wir etwas speichern. Er enthält die Kennungen dieser Bestellungen bei Shopify, wann die Anfrage eingegangen ist und wann die Datei zum ersten Mal heruntergeladen wurde (Abschnitt 9);
• die Kennungen der Benachrichtigungen, die Shopify uns sendet, damit jede nur einmal bearbeitet wird;
• die E-Mail-Adresse, die Shopify für Ihren Shop hinterlegt hat, damit wir Ihnen die Mitteilungen aus Abschnitt 12 senden können. Das ist die Adresse der Person, der der Shop gehört, oder die öffentliche Kontaktadresse des Shops, wenn Shopify uns keine Adresse der Inhaberin oder des Inhabers nennt. Die App liest sie, wenn ein Mitarbeiter die App öffnet, höchstens einmal pro Woche, und speichert sie mit dem Datum des Abrufs. Für etwas anderes nutzen wir sie nicht. Sie wird in der App nie angezeigt und in kein Protokoll geschrieben;
• zu jeder Mitteilung an Ihren Shop den Eintrag, dass sie Ihnen angezeigt und, wo es zutrifft, per E-Mail gesendet wurde, mit den Zeitpunkten.

Wenn Sie die Einstellungen zum ersten Mal öffnen, liest die App den Namen und die Adresse Ihres Shops bei Shopify aus, um das Formular auszufüllen. Gespeichert werden sie erst, wenn Sie das Formular speichern.

Shopify teilt der App bei jedem Seitenaufruf mit, auf welche Sprache Ihr Shopify-Adminbereich eingestellt ist, damit die App sich auf Deutsch oder Englisch anzeigen kann. Wir speichern diese Angabe nicht.

Wenn Sie an unsere Support-Adresse schreiben, speichern wir Ihre Nachricht, die Adresse, von der Sie geschrieben haben, und einen Namen, falls Sie ihn angeben. So können wir Ihnen antworten und später auf Ihre Anfrage zurückkommen.

Unsere Server speichern außerdem 30 Tage lang technische Protokolle der Anfragen. Für eine Anfrage an die App schreibt sie eine Zeile. Sie enthält die Uhrzeit, die Methode, die aufgerufene Adresse ohne alles hinter einem Fragezeichen, den Status und die Dauer. Dazu kommt ein kurzes Kennzeichen, das mit einem Schlüssel berechnet wird und anstelle der Webadresse für Ihren Shop steht. Wo die übrigen Zeilen der App Ihren Shop nennen, enthalten sie dieses Kennzeichen. Sie enthalten außerdem weitere Felder, zum Beispiel Bestell- und Rückerstattungskennungen von Shopify, Dokumentnummern und Anzahlen. Felder mit Namen, Adressen, Kundennummern oder Nutzernummern von Mitarbeitern weist die Protokollfunktion der App zurück. Zeilen, die Node oder React Router von sich aus schreiben, bleiben so, wie sie geschrieben werden, und fallen nicht unter diese Regel.

Seit dem 13. September 2026 speichern wir die Aufzeichnung, die Googles Hosting-Plattform von jeder Anfrage macht, nicht mehr. Nur in dieser Aufzeichnung stand die Netzwerkadresse des Browsers oder Servers, der die Anfrage gestellt hat. Aufzeichnungen von vor diesem Datum bleiben ihre 30 Tage lang erhalten und sind etwa am 13. Oktober 2026 verschwunden. Google verarbeitet die Netzwerkadresse, um jede Anfrage auszuliefern, und speichert dazu eigene Aufzeichnungen nach seinen eigenen Bedingungen. Diese Aufzeichnungen erhalten wir nicht.

3. Daten, die wir lesen, aber nicht behalten

Wenn Sie ein Dokument erstellen, liest die App bei Shopify, was das Dokument zeigen muss. Das sind die Positionen, Preise, Rabatte, Versandkosten, Steuern und Rückerstattungen der Bestellung. Dazu kommen Name oder Firmenname Ihrer Kundschaft sowie Rechnungs- und Lieferadresse. Bei einer Bestellung von einem Unternehmen liest die App außerdem die USt-IdNr. des kaufenden Unternehmens aus den zusätzlichen Details der Bestellung. Diese Angaben kommen in das PDF, das an Ihren Browser gesendet wird. Die App schreibt sie nicht in eine Datenbank, eine Datei, einen Cache oder ein Protokoll.

Die App fragt bei Shopify weder die E-Mail-Adressen noch die Telefonnummern Ihrer Kundschaft ab und liest sie nicht. Auch die Kundendatensätze bei Shopify liest sie nicht, nur die Namen und Adressen in der Bestellung.

Die App fordert bei Shopify nur ein Offline-Zugriffstoken an. Wir erhalten weder den Namen noch die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, der die App installiert oder öffnet. Die einzige Adresse, die wir lesen, ist die, die Shopify für den Shop selbst hinterlegt hat; Abschnitt 2 beschreibt sie.

Die App setzt keine eigenen Cookies und nutzt keine Analyse- oder Werbe-Tracker.

4. Unsere Rolle

Bei den Daten, die wir über Ihren Shop und Ihr Konto speichern, entscheiden wir, warum und wie sie genutzt werden. Deshalb sind wir für diese Daten der Verantwortliche. Bei den personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, um Ihre Dokumente zu erstellen, handeln wir auf Ihre Weisung als Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Dazu gehören Namen, Adressen und USt-IdNr. Ihrer Kundschaft sowie die Nutzernummern Ihrer Mitarbeiter. Dazu gehören auch die Bestellkennungen im Verzeichnis, im Aktivitätsprotokoll und in den Einträgen zu Anfragen zu Kundendaten sowie die Bestellnummern im Verzeichnis. Der Auftragsverarbeitungsvertrag, der dies regelt, ist Teil unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wenn Ihr Unternehmen ein unterschriebenes Exemplar des Auftragsverarbeitungsvertrags braucht, schreiben Sie an support@larchline.co. Wir senden Ihnen eines zu.

5. Warum wir diese Daten nutzen

• Um die Dokumente zu erstellen, die Sie anfordern: die Bestellung lesen, Ihre Einstellungen und Ihren Nummernkreis anwenden und das Verzeichnis führen, damit keine Nummer doppelt vergeben wird. Das ist für die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Um Ihnen zu zeigen, was wann und über welches Mitarbeiterkonto ausgestellt wurde. Das gehört zum selben Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Um Sie über Änderungen dieser Datenschutzerklärung, unserer Bedingungen, unserer Unterauftragsverarbeiter oder unserer Preise zu informieren. Ebenso informieren wir Sie, wenn wir den Dienst einstellen, die App auf ein anderes Unternehmen übergeht oder es ein Sicherheitsproblem gibt. Diese Mitteilungen geben wir in der App und per E-Mail, wie Abschnitt 12 beschreibt. Das gehört zum selben Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Um Ihnen zu helfen: Ihre Support-Anfragen beantworten und die Ursache eines Problems finden. Das gehört zum Vertrag. Wenn Sie noch nicht unser Kunde sind, ist es unser berechtigtes Interesse, Ihnen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Um die App sicher und zuverlässig zu betreiben: Protokolle, Fehlerverfolgung und das Erkennen von Missbrauch. Unser berechtigtes Interesse ist ein Dienst, der funktioniert und nicht missbraucht wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Um rechtliche Pflichten zu erfüllen, etwa einer Behörde zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. c). Eine Datenschutzbenachrichtigung von Shopify zu beantworten, gehört zum Vertrag.

Sie müssen uns Ihre Einstellungen nicht geben. Ohne sie kann die App aber kein korrektes Dokument erstellen. Bei den Daten Ihrer Kundschaft auf den Dokumenten legen Sie den Zweck und die Rechtsgrundlage fest, und wir handeln auf Ihre Weisung (Abschnitt 4).

Wir verkaufen Ihre Daten nie und nutzen sie nie für Werbung.

6. Wo die Daten gespeichert werden

Die App läuft auf Servern von Google Cloud in Belgien (Region europe-west1), und dort liegen auch ihre Datenbank und ihre technischen Protokolle. Verschlüsselte Sicherungskopien der Datenbank bewahrt Google Cloud in der Europäischen Union auf. Die Daten, die die App speichert, liegen also in der Europäischen Union. Support-E-Mails werden über Microsoft 365 abgewickelt.

Shopify speichert die Daten Ihres Shops, darunter Ihre Bestellungen und die Daten Ihrer Kundschaft, nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. Wenn Sie ein Dokument erstellen, sendet Shopify der App über eine verschlüsselte Verbindung, was dieses Dokument braucht.

Wir sind ein Unternehmen aus den Vereinigten Staaten. Die zwei Personen, die die App betreiben, arbeiten von den Vereinigten Staaten aus. Für Support und Wartung können die beiden auf die Datenbank zugreifen, und Namen und Adressen Ihrer Kundschaft sind darin nicht enthalten. Die beiden entwickeln und betreiben die App mit Claude, einem KI-Werkzeug von Anthropic PBC aus den Vereinigten Staaten. Diese Arbeit ist an eine schriftliche Regel gebunden: Das Werkzeug liest nie Ihre Einstellungen, die Daten Ihrer Kundschaft oder Ihre E-Mails an uns. Es arbeitet nur über die eigene Google-Anmeldung der Betreiber, nicht über ein eigenes Konto. Technische Meldungen, mit denen es arbeitet, können trotzdem die Webadresse Ihres Shops zeigen. Wenn Sie uns schreiben, liest ein Mensch Ihre Nachricht in den Vereinigten Staaten.

Resend versendet für uns die Mitteilungen aus Abschnitt 12. Resend erhält dafür die Adresse, die Shopify für Ihren Shop hinterlegt hat, und den Text der Mitteilung. Dieser Text enthält nichts über Ihre Kundschaft. Resend speichert die E-Mail und den Eintrag über ihre Zustellung in den Vereinigten Staaten und bewahrt beides 30 Tage auf.

Google, Microsoft und Resend stehen für Übermittlungen aus der Europäischen Union in die Vereinigten Staaten auf der Liste des Datenschutzrahmens EU-USA. Die Datenverarbeitungsbedingungen von Resend halten außerdem fest, dass für solche Übermittlungen die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln gelten. Wo dieser Rahmen eine Übermittlung nicht abdeckt, stützen wir uns auf die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln, die Teil unserer Verträge mit diesen Unternehmen sind. Für die Daten, die wir als Ihr Auftragsverarbeiter verarbeiten, sind dieselben Klauseln Teil unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit Ihnen.

Unternehmen, die für uns Daten verarbeiten:

Shopify steht nicht auf dieser Liste. Shopify ist die Plattform, auf der Ihr Shop läuft, Sie haben mit Shopify einen eigenen Vertrag, und die App erhält von Shopify Bestelldaten, wenn Sie ein Dokument erstellen.

7. Wie lange wir die Daten aufbewahren

• Ihre Einstellungen, das Verzeichnis, das Aktivitätsprotokoll und das Zugriffstoken: solange die App installiert ist.
• Wenn Sie die App deinstallieren: Das Zugriffstoken und die E-Mail-Adresse, die Shopify für Ihren Shop hinterlegt hat, werden sofort gelöscht. Alles andere, was wir über den Shop speichern, wird gelöscht, wenn Shopify uns die Löschbenachrichtigung sendet, 48 Stunden nach der Deinstallation. Die einzige Ausnahme ist der Eintrag im nächsten Punkt. Schreiben Sie uns, wenn die Daten früher gelöscht werden sollen.
• Der Eintrag, dass eine Benachrichtigung von Shopify bearbeitet wurde (die Webadresse Ihres Shops, die Art der Benachrichtigung und ihr Datum): frühestens 23 Tage nach dem Eingang. In jedem Fall innerhalb von 30 Tagen nach dem Eingang. Der letzte Eintrag wird innerhalb von 30 Tagen nach der Deinstallation gelöscht.
• Der Eintrag zu einer Anfrage zu Kundendaten (Abschnitt 2): Sie können die Datei dazu 55 Tage lang ab dem Eingang der Anfrage herunterladen. Der Eintrag wird innerhalb von 60 Tagen nach dem Eingang der Anfrage gelöscht. Er wird früher gelöscht, wenn Sie die App deinstallieren oder wenn Shopify die Löschung dieser Kundendaten verlangt.
• Der Eintrag, dass Ihrem Shop eine Mitteilung von uns (Abschnitt 12) angezeigt und per E-Mail gesendet wurde: solange die App installiert ist. Er wird mit den übrigen Daten des Shops gelöscht, wenn Shopify uns die Löschbenachrichtigung sendet. Wir bewahren ihn auf, damit Sie sehen können, dass wir Sie informiert haben.
• Die Mitteilungs-E-Mails bei Resend und die Einträge über ihre Zustellung: 30 Tage.
• Gelöschte Daten können bis zu 8 Tage in den verschlüsselten Sicherungskopien der Datenbank bleiben, bis diese Sicherungskopien ersetzt werden.
• Technische Protokolle: 30 Tage.
• Support-E-Mails: bis zu 24 Monate, damit wir auf frühere Anfragen zurückkommen können.
• Die Dokumente selbst: Wir behalten keine Kopie. Die PDFs, die Sie herunterladen, gehören Ihnen, und Sie bewahren sie so lange auf, wie es das Recht Ihres Landes verlangt.

8. Ihre Rechte

Wenn Sie sich in der Europäischen Union, im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz befinden, können Sie jederzeit von uns verlangen, dass wir:

• Ihnen die Daten zeigen, die wir über Ihren Shop speichern;
• sie berichtigen;
• sie löschen;
• ihre Nutzung einschränken, solange eine Frage dazu offen ist;
• sie Ihnen in einem übertragbaren Format geben.

Ihr Widerspruchsrecht. Sie können einer Nutzung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht (Abschnitt 5), jederzeit widersprechen. Wir hören dann damit auf, es sei denn, wir haben zwingende Gründe, die Ihre überwiegen.

Die App trifft keine automatisierten Entscheidungen über Personen.

Schreiben Sie an support@larchline.co. Wir antworten innerhalb eines Monats. Ist eine Anfrage komplex, können wir zwei weitere Monate brauchen, und wir sagen Ihnen innerhalb des ersten Monats, warum. Sie können sich auch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere dort, wo Sie leben oder arbeiten oder wo das Problem Ihrer Ansicht nach aufgetreten ist. In Deutschland ist das die Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes. In Österreich ist es die Datenschutzbehörde. In der Schweiz ist es der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Wenn Sie bei einem Shop einkaufen, der die App nutzt, entscheidet der Shop, wie die Daten auf seinen Dokumenten genutzt werden. Schreiben Sie zuerst an den Shop. Sie können auch uns unter support@larchline.co schreiben. Wir leiten Ihre Anfrage an den Shop weiter und helfen ihm, Ihnen zu antworten.

9. Anfragen, die über Shopify kommen

Shopify sendet Apps drei Arten von Datenschutzbenachrichtigungen. So beantwortet die App sie:

• Anfrage zu Kundendaten: Wir suchen heraus, was wir zu den Bestellungen speichern, die in der Anfrage genannt sind. Das sind die Dokumentnummern, Datumsangaben und Beträge sowie wann Dokumente erstellt wurden und unter welcher Nutzernummer eines Mitarbeiters. Speichern wir etwas dazu, halten wir fest, dass die Anfrage eingegangen ist, und die App zeigt Ihnen eine Mitteilung. Über die Mitteilung laden Sie diese Einträge als maschinenlesbare Datei (JSON) herunter, damit Sie Ihrer Kundschaft antworten können. Die Datei umfasst die Bestellungen, zu denen wir beim Eingang der Anfrage etwas gespeichert hatten. Sie enthält jeden Eintrag, den das Verzeichnis und das Aktivitätsprotokoll zu diesen Bestellungen speichern, und nichts zu anderen Bestellungen. Erstellt wird sie erst beim Herunterladen; wir behalten keine Kopie. Speichern wir nichts zu diesen Bestellungen, zeigt die App keine Mitteilung.
• Löschung von Kundendaten: Für die Bestellungen, die in der Anfrage genannt sind, löschen wir die Einträge im Aktivitätsprotokoll. Wir löschen auch den Eintrag zu jeder Anfrage zu Kundendaten, die eine dieser Bestellungen nennt. Nummer, Datum und Beträge jedes Dokuments behalten wir im Verzeichnis, weil Ihr Nummernkreis vollständig bleiben muss. Die Verknüpfung zur Bestellung entfernen wir, also ihre Kennung und ihre Bestellnummer. Danach können wir nicht mehr erkennen, zu welcher Bestellung ein Dokument gehörte.
• Löschung von Shopdaten: Wir löschen alles, was wir über den Shop speichern: Einstellungen, Logo, Verzeichnis, Aktivitätsprotokoll, Einträge zu Anfragen zu Kundendaten und Zugriffstoken. Ein Eintrag darüber, dass die Löschung stattgefunden hat, bleibt bestehen: die Webadresse Ihres Shops, die Art der Benachrichtigung und ihr Datum. So wird dieselbe Benachrichtigung nicht zweimal verarbeitet. Wir löschen diesen Eintrag frühestens 23 Tage nach seinem Eingang und in jedem Fall innerhalb von 30 Tagen nach der Deinstallation.

10. Sicherheit

Die eigenen Schlüssel der App und das Datenbankpasswort werden in einem Dienst zur Verwaltung von Zugangsdaten aufbewahrt, nie im Code. Das Zugriffstoken jedes Shops liegt in der Datenbank der App, die verschlüsselt gespeichert ist. Daten werden verschlüsselt übertragen, und die Datenbank und ihre Sicherungskopien sind verschlüsselt gespeichert. Namen und Adressen Ihrer Kundschaft werden nie gespeichert, daher enthält keine Kopie unserer Datenbank diese Angaben. Nur die App und die zwei Personen, die sie betreiben, können auf die Datenbank zugreifen. Diese Personen melden sich über Google an, mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Dem KI-Werkzeug, mit dem sie arbeiten, verbietet die schriftliche Regel aus Abschnitt 6, die Datenbank zu öffnen. Wenn ein Sicherheitsproblem personenbezogene Daten betrifft, die wir verarbeiten, informieren wir Sie unverzüglich, spätestens aber innerhalb von 48 Stunden, nachdem wir davon Kenntnis erlangt haben.

11. Kinder

Die App ist ein Werkzeug für Händler und richtet sich nicht an Kinder.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wenn wir diese Datenschutzerklärung ändern, veröffentlichen wir die neue Fassung mit ihrem Datum. Bei einer Änderung, die Ihre Rechte betrifft, informieren wir Sie, bevor sie wirksam wird. Bevor wir Daten für einen neuen Zweck nutzen, informieren wir Sie zuerst.

Wie wir Sie informieren. Wo diese Datenschutzerklärung sagt, dass wir Sie informieren, erhalten Sie dieselbe Mitteilung an zwei Stellen. Die App zeigt sie auf jeder Seite, bis Sie sie als gelesen markieren. Die Anzeige endet 30 Tage nach dem Wirksamwerden der Änderung, oder 60 Tage nach dem Veröffentlichen, wenn die Mitteilung kein Datum nennt. Dieselbe Mitteilung senden wir per E-Mail an die Adresse, die Shopify für Ihren Shop hinterlegt hat, sofern Shopify uns diese Adresse übermittelt (Abschnitt 2). Absender ist noreply@larchline.co; antworten können Sie an support@larchline.co. Diese E-Mails betreffen nur die App und diese Datenschutzerklärung. Für Werbung nutzen wir sie nie.

13. Kontakt

Scena Labs LLC 522 W Riverside Ave, Ste N Spokane, WA 99201 Vereinigte Staaten support@larchline.co